Διαδικασία Φόρτωσης Έτοιμων Παραγγελιών και Έκδοση Δελτίων Αποστολής

Διαδικασία Φόρτωσης Έτοιμων Παραγγελιών και Έκδοση Δελτίων Αποστολής
Από ποιους παρέχεται	Επιχείρηση
Σε ποιους παρέχεται	Πελάτες της Επιχείρησης
Νομοθετικό πλαίσιο	Π.Δ.1161/1977 Ν.3446/2006 Ν.4308/2014
Εργάσιμες ημέρες κατά προσέγγιση	5
Αρμόδια αρχή	Τμήμα Φορτώσεων Λογιστήριο

Περιγραφή Υπηρεσίας

Η διαδικασία φόρτωσης έτοιμων παραγγελιών μίας εταιρείας παραγωγής χαρτοκιβωτίων με προορισμό τους πελάτες της, συμπεριλαμβανομένης της έκδοσης των προβλεπόμενων από το Ν.4308/2014 (Ε.Λ.Π.) συνοδευτικών παραστατικών διακίνησης.

Πιο συγκεκριμένα, περιγράφονται όλα τα βήματα που λαμβάνουν χώρα καθημερινά από την κατάρτιση της κατάστασης με τις έτοιμες παραγγελίες χαρτοκιβωτίων προς φόρτωση, μέχρι την ολοκλήρωση μίας φόρτωσης και την έκδοση των προβλεπόμενων Δελτίων Αποστολής.

Σχετική Νομοθεσία

• Π.Δ. 1161/1977 (ΦΕΚ 380/Α' 14.12.1977) - περί των μεγίστων ορίων διαστάσεων και βαρών των αυτοκινήτων οχημάτων, αρθρωτών οχημάτων, ρυμουλκουμένων υπό αυτοκινήτων και συρμών

• Νόμος 3446/2006 (ΦΕΚ Α' 49/10.03.2006) - περί ασφαλούς φόρτωσης φορτηγών οχημάτων (Άρθρο 3)

• Νόμος 4308/2014 (ΦΕΚ Α' 251/24.11.2014) - περί διασφάλισης αξιοπιστίας λογιστικού συστήματος (Άρθρο 5)

• ΠΟΛ. 1003/31.12.2014 - περί κανόνων για την παρακολούθηση των παραλαμβανόμενων και αποστελλόμενων αποθεμάτων (Άρθρο 5 § 8)

Τρόπος διεκπεραίωσης

1.     Από το Λογιστήριο γίνεται εξαγωγή αρχείου (λίστας) μέσω του εμπορικού προγράμματος της επιχείρησης, με τις έτοιμες παραγγελίες χαρτοκιβωτίων που δύναται να φορτωθούν εντός της ημέρας κι ακολουθεί πιστωτικός έλεγχος των πελατών που αφορούν. Από τον έλεγχο οι παραγγελίες μόνο των οικονομικά τακτοποιημένων πελατών προωθούνται ως αποδεκτές προς το Τμήμα Φορτώσεων. Για τις παραγγελίες των πελατών που δεν έχουν εξοφλήσει τα ληξιπρόθεσμα υπόλοιπα τους, αφενός αναστέλλεται η φόρτωσή τους, κι αφετέρου αποστέλλεται σε αυτούς σχετική ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (email) περί εξόφλησης των οφειλών τους.

2.     Το Τμήμα Φορτώσεων παραλαμβάνοντας την Κατάσταση με τις Αποδεκτές Παραγγελίες για φόρτωση, άμεσα προχωρά σε έναν τελικό έλεγχο στοίβαξης και καθαριότητας των προϊόντων, προβαίνει σε τυχόν απαραίτητες διορθώσεις, κι αμέσως μετά καταρτίζεται η Κατάσταση Φορτώσεων της ημέρας με βάση τους τόπους παράδοσης των παραγγελιών. Στο σημείο αυτό, αφενός γίνεται έλεγχος επάρκειας των φορτηγών που είναι διαθέσιμα για φόρτωση και εντοπίζονται και καλούνται επιπλέον φορτήγα στην περίπτωση που τα ήδη διαθέσιμα δεν επαρκούν, κι αφετέρου γίνεται η προβλεπόμενη περιτύλιξη όλων των παραγγελιών με ειδικό φιλμ περιτύλιξης (stretch film) και πλαστικό τσέρκι. Κατόπιν τούτου, όλες οι έτοιμες παραγγελίες, αφού πλέον έχει ολοκληρωθεί η περιτύλιξή τους και έχουν εξασφαλιστεί τα απαραίτητα φορτηγά, μεταφέρονται στις ειδικά διαμορφωμένες αποβάθρες φόρτωσης.

3.     Στο σημείο αυτό, και πριν διενεργηθεί η προγραμματισμένη φόρτωση γίνεται έλεγχος καθαριότητας στην καρότσα του φορτηγού που έχει εισέλθει στις αποβάθρες φόρτωσης και ακολουθούνται οι απαραίτητες ενέργειες καθαρισμού πριν ξεκινήσει η διαδικασία φόρτωσης εφόσον αυτό απαιτείται. Κατόπιν σειρά έχει η διενέργεια της φόρτωσης των έτοιμων παραγγελιών, κι ακολούθως λαμβάνει χώρα η ζύγιση του φορτηγού σε ειδική γεφυροπλάστιγγα, προκειμένου να διαπιστωθεί αν τυχόν το φορτηγό είναι υπέρβαρο, είναι δηλαδή εκτός του νόμιμου ορίου συνολικού βάρους και σε περίπτωση που το φορτίο κριθεί εκτός ορίων γίνονται οι απαραίτητες ενέργειες προσαρμογής.

4.     Με την ολοκλήρωση των ανωτέρω, ακολουθεί άμεση ενημέρωση του Λογιστηρίου με σχετικό Έντυπο, στο οποίο αποτυπώνονται τα ακριβή στοιχεία της φόρτωσης (πελάτες, παραγγελίες, προορισμός, φορτηγό, κλπ), προκειμένου το Λογιστήριο να εκδώσει τα προβλεπόμενα συνοδευτικά Δελτία Αποστολής μέσω του εμπορικού προγράμματος της επιχείρησης. Αφού εκδοθούν τα Δελτία Αποστολής, τα πρωτότυπα στελέχη προωθούνται στο τμήμα Φορτώσεων κι από εκεί δίνονται στο μεταφορέα ως συνοδευτικα των αποστελλόμενων αγαθών, για να ξεκινήσει νομίμως η μεταφορά. Επιπροσθέτως, το Λογιστήριο ενημερώνει μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (email) τους πελάτες, τους οποίους αφορά η φόρτωση, ώστε λα λάβουν γνώση για την εκκίνηση του δρομολογίου.

Έγγραφα της Διαδικασίας

Α/Α	Έγγραφα της Διαδικασίας	Συντάκτης του Εγγράφου	Αποδέκτης του Εγγράφου	Τρόπος Διαβίβασης
1	Κατάσταση με τις αποδεκτές - από τον πιστωτικό έλεγχο - έτοιμες παραγγελίες προς φόρτωση	Λογιστήριο	Τμήμα Φορτώσεων	Έντυπο
2	Ενημερωτικό Σημείωμα για εξόφληση ληξιπρόθεσμων οφειλών	Λογιστήριο	Πελάτης	Ηλεκτρονικά (email)
3	Κατάσταση Φορτώσεων Ημέρας	Τμήμα Φορτώσεων	Τμήμα Φορτώσεων	Εσωτερική Διανομή εντός Τμήματος
4	Έντυπο με τα ακριβή στοιχεία κάθε ολοκληρωμένης φόρτωσης	Τμήμα Φορτώσεων	Λογιστήριο	Έντυπο
5	Δελτίο Αποστολής	Λογιστήριο	Πελάτης	Έντυπο
6	Ενημερωτικό Σημείωμα για την εκκίνηση δρομολογίου	Λογιστήριο	Πελάτης	Ηλεκτρονικά (email)

Διαδικασίες

Α/Α	Περιγραφή Διαδικασίας	Εμπλεκόμενος Αρμόδιος	Σχετικώς Συνταχθέν Έγγραφο
1	Εξαγωγή αρχείου με έτοιμες παραγγελίες για φόρτωση από το εμπορικό πρόγραμμα	Λογιστήριο	-
2	Πιστωτικός ελεγχός (έλεγχος τακτοποίησης ληξιπρόθεσμων οφειλών) πελατών	Λογιστήριο	-
3	Αποκλεισμός από τη διαδικασία φόρτωσης των παραγγελιών πελατών που δεν είναι συνεπείς	Λογιστήριο	-
4	Αποστολή ενημερωτικού σημειώματος στους ασυνεπείς πελάτες περί εξόφλησης	Λογιστήριο / Πελάτης	Ενημερωτικό Σημείωμα για εξόφληση ληξιπρόθεσμων οφειλών
5	Διαβίβαση Κατάστασης με τις αποδεκτές παραγγελίες για φόρτωση	Λογιστήριο / Τμήμα Φορτώσεων	Κατάσταση με τις αποδεκτές έτοιμες παραγγελίες προς φόρτωση
6	Έλεγχος στοίβαξης και καθαριότητας των παλετών με τα έτοιμα προϊόντα	Τμήμα Φορτώσεων	-
7	Ενέργειες διόρθωσης στοίβαξης και σχετικού καθαρισμού προϊόντων όταν απαιτείται	Τμήμα Φορτώσεων	-
8	Κατάρτιση της οριστικής Κατάστασης Φορτώσεων Ημέρας	Τμήμα Φορτώσεων	Κατάσταση Φορτώσεων Ημέρας
9	Περιτύλιξη προϊόντων με πλαστικό φιλμ και τσέρκι	Τμήμα Φορτώσεων	-
10	Έλεγχος επάρκειας διαθέσιμων φορτηγών	Τμήμα Φορτώσεων	-
11	Εύρεση πρόσθετων διαθέσιμων φορτηγών (εφόσον απαιτείται)	Τμήμα Φορτώσεων	-
12	Μεταφορά παραγγελιών στις αποβάθρες φόρτωσης	Τμήμα Φορτώσεων	-
13	Έλεγχος καθαριότητας καρότσας φορτηγού	Τμήμα Φορτώσεων	-
14	Καθαρισμός καρότσας φορτηγού (εφόσον απαιτείται)	Τμήμα Φορτώσεων	-
15	Διενέργεια φόρτωσης παραγγελιών	Τμήμα Φορτώσεων	-
16	Έλεγχος συνολικού βάρους φορτηγού	Τμήμα Φορτώσεων	-
17	Προσαρμογή φόρτωσης εντός των νόμιμων ορίων βάρους φόρτωσης (εφόσον απαιτείται)	Τμήμα Φορτώσεων	-
18	Ολοκλήρωση φόρτωσης και έκδοση σχετικού Εντύπου	Τμήμα Φορτώσεων	Έντυπο με τα ακριβή στοιχεία κάθε ολοκληρωμένης φόρτωσης
19	Διαβίβαση του Εντύπου με τα ακριβή στοιχεία κάθε ολοκληρωμένης φόρτωσης στο Λογισήριο	Τμήμα Φορτώσεων / Λογιστήριο	-
20	Έκδοση Δελτίων Αποστολής	Λογιστήριο	Δελτίο Αποστολής
21	Διαβίβαση του Δελτίου Αποστολής στο Τμήμα Φορτώσεων για εκκίνηση δρομολογίου	Λογιστήριο / Τμήμα Φορτώσεων	-
22	Ενημέρωση πελατών για την εκκίνηση του δρομολογίου	Λογιστήριο / Πελάτης	Ενημερωτικό Σημείωμα για την εκκίνηση δρομολογίου

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς

Συνεργαζόμενες μεταφορικές εταιρείες.

Μητρώα που τηρούνται

Α/Α	Μητρώο που τηρείται	Τρόπος Τήρησης
1	Μητρώο Πελατών	Ψηφιακά
2	Μητρώο Έτοιμων Παραγγελιών	Ψηφιακά
3	Μητρώο Υπαλλήλων	Ψηφιακά
4	Μητρώο Περονοφόρων Ανυψωτικών Οχημάτων (Κλαρκ)	Ψηφιακά
5	Μητρώο Ιδιόκτητων Φορτηγών	Ψηφιακά
6	Μητρώο Συνεργαζόμενων Φορτηγών	Ψηφιακά
7	Μητρώο Καταστάσεων Φορτώσεων	Εντύπως
8	Μητρώο εκδοθέντων Δελτίων Αποστολής	Ψηφιακά